استلام البضاعة ليس توقيعًا على وصول عدد من الصناديق فقط. المطلوب مطابقة ما وصل بما طُلب وما توثقه المستندات، ثم معالجة الاختلاف عبر صاحب الصلاحية. تختلف إجراءات المنشآت والأصناف؛ اتبع تدريب الموقع، ولا تفتح عبوات أو تتعامل مع مواد أو معدات تستلزم تخويلًا غير متوفر لديك.
قبل بدء المطابقة
حدد مرجع الطلب والمورد والصنف ووحدة القياس، وجهز مكان الاستلام وفق الإجراء. افصل بين عدد الطرود وعدد الوحدات داخلها؛ وصول خمسة صناديق لا يثبت وصول خمسين قطعة. راجع أيضًا ما إذا كانت الشحنة كاملة أم جزئية، ولا تفترض أن النقص يعني خطأً قبل فحص المرجع.
ثلاث مطابقات أساسية
طابق هوية الصنف ومواصفاته، ثم الكمية ووحدتها، ثم الحالة الظاهرة والمستندات اللازمة. سجل ما عاينته فعلًا، وميز الفحص الظاهري عن فحص فني يحتاج مختصًا. وجود صندوق سليم لا يثبت سلامة محتواه إذا لم يفحص وفق الإجراء.
في مثال تدريبي، يذكر أمر التوريد عشرين قطعة، بينما وصل صندوقان بكل منهما ثماني قطع. يثبت المستلم وصول ست عشرة قطعة، ويتحقق هل الباقي ضمن شحنة لاحقة. لا يسجل عشرين لاستكمال السجل، ولا يقرر رفض الشحنة كلها دون صلاحية.
عند وجود اختلاف
سجل الصنف والكمية والحالة والمرجع والتاريخ، وأرفق دليلًا مسموحًا عند الحاجة. اتبع مسار العزل أو الحجز أو الاستيضاح المعتمد، ولا تخلط المختلف بالمقبول بحيث يصعب تتبعه. لا تقدم وعد تعويض أو إرجاع لا تملكه.
قبل إغلاق الاستلام
تحقق من تطابق السجل النهائي مع الواقع، ومن تحديد من يتابع النقص أو التلف، ومن عدم احتساب بضاعة لم تعتمد بعد ضمن المتاح للصرف. الاستلام الجيد ينتج سجلًا يمكن تتبع كل كمية فيه، ويمنع انتقال الخطأ من باب المستودع إلى المخزون والتسليم لاحقًا.
