سجل المخاطر يحفظ ما قد يحدث مستقبلًا ويؤثر على المشروع، مع طريقة الاستجابة والمسؤول عن متابعته. يختلف عن سجل المشكلات التي حدثت بالفعل. في مشروع صغير، يكفي جدول واضح يحدث بانتظام؛ لا تحتاج درجات معقدة تعطي انطباعًا بدقة لا تدعمها المعلومات.
اكتب الخطر كسبب وحدث وأثر
بدل «المورد»، اكتب «إذا لم يؤكد المورد التوفر قبل موعد الحجز، فقد يتأخر تجهيز الورشة». هذه صياغة تسمح بتحديد مؤشر واستجابة. أضف تقدير الاحتمال والأثر وفق مقياس مفهوم لدى الفريق، مع سبب التقدير لا الرقم وحده.
حدد مالكًا للمتابعة، وإجراءً وقائيًا، وخطة عند وقوع الحدث، وتاريخ مراجعة. وجود اسم في السجل لا يكفي إن لم يعرف صاحبه ما المتوقع منه.
مثال تدريبي
الخطر: تأخر اعتماد قائمة المشاركين، بما قد يؤخر تجهيز المواد. المؤشر: بقاء القائمة دون اعتماد عند نقطة المراجعة. الاستجابة الوقائية: الاتفاق مبكرًا على موعد الإغلاق وصاحب الاعتماد. عند تحقق الخطر: عرض خيار تجهيز كمية مرحلية مع توضيح أثرها، دون تنفيذ نفقة أو التزام غير مخول.
لا تكتب «سيحل بالتواصل» كخطة وحيدة. بين مع من ستتواصل، وما القرار الذي تحتاجه، ومتى تتغير الاستجابة.
راجع ما تغير
قد ينخفض الخطر بعد اعتماد أو يزيد مع اقتراب الموعد. وإذا وقع الحدث، انقله إلى متابعة المشكلات مع الاحتفاظ بمرجعه. لا تحذف خطرًا لمجرد أنه يضعف صورة المشروع، ولا تبق كل المخاطر مفتوحة بعد زوال سببها.
حدود الاستخدام
هذه أداة لمخاطر تشغيلية بسيطة مثل المواعيد والاعتمادات وتوفر المدخلات. المخاطر المتعلقة بالسلامة أو الصحة أو الأمن أو المال المتخصص تحتاج إجراءات الجهة وخبراءها. قيمة السجل في الإنذار المبكر وتحديد إجراء قابل للتنفيذ، وليس ضمان عدم حدوث مفاجآت.
