تحتاج أحيانًا إلى شرح فكرة تخصصية لزميل لا يعمل في مجالك. تبسيط المعلومات في العمل يبدأ من سؤال المستمع، لا من تاريخ الموضوع أو قائمة المصطلحات. المطلوب أن يفهم ما الذي يحدث، ولماذا يهمه، وما القرار أو الإجراء الذي ينتظره.
حدد النتيجة التي يحتاجها المستمع
قبل الشرح، أكمل عبارة: «بعد هذا الحديث، أريد أن يستطيع زميلي…». ربما تريد منه اعتماد موعد، أو اختيار ملف صحيح، أو فهم سبب تأخير. إذا لم تعرف النتيجة، ستقدم تفاصيل كثيرة دون اتجاه.
اسأل أيضًا عما يعرفه بالفعل. شرح الأساسيات لشخص متمكن يطيل الحديث، والقفز إلى تفاصيل متقدمة مع مبتدئ يجعله يخمن. يمكنك البدء بسؤال محايد: «هل تستخدم هذا النوع من التقارير عادة؟».
ابدأ بالمعنى ثم أعط الاسم
بدل قول: «نحتاج توحيد المرجع لتفادي تباين النسخ»، قل: «لدينا ثلاث نسخ من الملف، وقد يعمل كل قسم على أرقام مختلفة. نحتاج نسخة واحدة معتمدة؛ وهذه ستكون مرجع التحديث». ظهر الخطر والإجراء قبل المصطلح.
استعمل مثالًا قريبًا، لكن لا تجعله يحل محل الحقيقة. يمكنك تشبيه النسخة المعتمدة بلوحة مواعيد واحدة يرجع إليها الجميع، ثم توضيح أين ينتهي التشبيه: الملف له صلاحيات وإصدارات ومسؤول تحديث، وليس مجرد ورقة معلقة.
قدم طبقات من التفاصيل
ابدأ بجملة تلخص الفكرة. أضف مثالًا يوضح أثرها، ثم اعرض التفاصيل لمن يحتاجها. هذه الطبقات تسمح للمستمع بالتوقف عند مستوى كافٍ، وتساعدك على تجنب شرح كل الاستثناءات دفعة واحدة.
احتفظ بالمصطلح الضروري مع تفسير قصير. حذف جميع المصطلحات قد يضعف الدقة، خصوصًا إذا سيستخدم المستمع الكلمة نفسها لاحقًا مع فريق آخر.
اختبر وضوح الشرح
لا تكتفِ بسؤال «واضح؟»؛ فقد يجيب الشخص بالإيجاب مجاملة. اسأل سؤال تطبيق: «أي نسخة ستستخدم في تحديث الأسبوع القادم؟». إذا اختار نسخة مختلفة، عد إلى نقطة الالتباس بدل إعادة الشرح نفسه بصوت أعلى.
تمرين سريع
اختر مفهومًا من عملك، واكتب له شرحًا من ثلاث جمل: المشكلة، والمعنى، والخطوة التالية. اقرأه لزميل من قسم مختلف، ثم سجل السؤال الذي طرحه؛ فهو غالبًا أفضل دليل على ما ينقص شرحك.
لفهم موقع هذه الممارسة ضمن المهارات الرقمية المهنية، راجع أهم المهارات الرقمية المطلوبة في سوق العمل السعودي 2026.
